Agenda y Calendario

Agenda y Calendario en la gestión del tiempo

He escrito el libro «Recupera tu vida. Gestiona tu tiempo y tu energía». No sólo es un libro de gestión del tiempo al uso, sino que es un libro de gestión de la vida. Te ayuda a identificar tus inquietudes, tus motivaciones, tus objetivos, tus metas y te da una metodología para que todo lo metas en tu agenda, gestionando así bien tu tiempo y tu vida, y en definitiva ser más felices.

Desde entonces he sido coach en gestión del tiempo, he dado cursos y he dado conferencias con cientos de asistentes. Ahora con esta web, lo que pretendo es acercar a todo el mundo la gestión del tiempo, para que lo tengan para las cosas que consideren importantes y por tanto sean felices.

Publicaré en la siguiente web www.gestiondeltiempo.info información de la gestión del tiempo en profundidad y es extensa, por lo que te recomiendo que si quieres profundizar en él te compres en Amazon el libro (https://tinyurl.com/yjk2nv75) y si lo que estás buscando un artículo sencillo, te recomiendas que leas mi post sobre la gestión del tiempo que hice en 2006 https://www.luisarimany.com/la-gestion-del-tiempo/ . El libro a su vez, se mete en la gestión de la vida, te ayuda a identificar lo que es importante para ti en tu vida, lo que te gusta, tus motivaciones y en definitiva lo que te hace feliz. La gestión de la vida que muestra el libro, unido con la gestión del tiempo te permitirá alcanzar una vida plena y feliz.

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Para gestionar bien el tiempo el elemento más importante es la agenda. La Agenda es donde tiene lugar toda nuestra planificación del tiempo y debe contener lo que tenemos que hacer, dejando claro en qué orden y cuándo lo tenemos que realizar. Está compuesta por dos elementos interrelacionados que son las Tareas y el Calendario.

La mayoría de las personas tenemos claro el concepto básico del Calendario y lo usamos para gestionar nuestro tiempo apuntando cuando hemos quedado con alguien, un cumpleaños o que tenemos que estar un día en un sitio y a una hora. Pero no sabemos gestionarlo correctamente, tenemos que hacer multitud de tareas que no terminamos de organizar y, como consecuencia, no conseguimos sacar tiempo para lo que realmente queremos. alguna interpretación adicional.

La característica más importante de una Agenda en el contexto de este libro es que es un elemento que tiene que ir contigo en todo momento y debe contener toda la información de tu tiempo, tanto la parte personal como la profesional. Si no llevas contigo siempre tu Agenda, tanto personal como personal, no estás sabiendo gestionar tu tiempo y nunca serás capaz de controlar el tiempo.

Hay personas que se gestionan bien el tiempo en su vida profesional porque usan un sistema de Agenda en el trabajo, pero van sin Agenda el resto del día. Nuestro tiempo es único, por ese motivo debe estar todo en un único sitio y debe ser accesible en cualquier momento, tanto nuestra parte personal como nuestra parte profesional.

Si aún eres de los que usa agenda de papel, esta web te aportará la metodología para usarla eficientemente, pero te recomendaría que aprovechases su lectura para dejarla y aproveches para pasarte a una en soporte electrónico. El motivo por el que te hago esta recomendación es porque las agendas de papel son más tediosas de usar en la priorización de Tareas, y porque, por lo general, al ser voluminosas, no se suelen llevar encima el 100 % del tiempo (por ejemplo cuando sales con amigos), por lo que no son efectivas ya que dejan fuera cosas al no poder usarlas en todo momento pues no puedes controlar tu tiempo en todo momento.

Ejemplo de Agenda: Calendario y Tareas

La Agenda: Calendario y Tareas
El Calendario y las Tareas son herramientas que se usan para lo mismo, para gestionar todo aquello que tenemos o queremos hacer. Son elementos complementarios que se usan de forma distinta cumpliendo distintos objetivos, por lo que para ser eficientes tendremos que usar los dos

Calendario en la gestión del tiempo

Los Calendarios se han usado desde tiempos inmemoriales por las distintas civilizaciones para poder organizar la actividad humana, los acontecimientos cosmológicos y para recordar fechas señaladas, como los cambios de estación o fechas religiosas. Obedecen a la necesidad que tiene el ser humano de poder gestionar su tiempo, su vida y tener un método para saber o recordar cuándo suceden determinados acontecimientos.

El Calendario tiene marcado los días y estos suelen estar divididos en horas, dependiendo del grado de detalle del mismo.

Ejemplo de Calendario en vista de semana y en vista de mes

La característica principal de las actividades que se apuntan en un calendario es que son actividades o Tareas que comienzan un día a una hora fija, como podría ser la reunión con una persona, una cita con el médico, el comienzo de un curso, etc. Este hecho lleva implícito que además de hora de comienzo tienen hora de finalización, bloqueando de esta forma ese hueco del día para esa actividad. Si no conocemos la hora de finalización, nos obliga a estimarla, por esto los Calendarios nos permiten ver de un vistazo los compromisos fijos que tenemos y los huecos de los que disponemos en un día. Es decir que con la agenda gestionamos el tiempo del día y de los meses de forma visual e intuitiva.

Por tanto, apuntaremos las cosas en el Calendario o en el Gestor de Tareas según si las actividades tienen que realizarse un día concreto a una hora determinada.

Como regla, no debemos apuntar nada en el Calendario si no tiene día y hora concretos de realizarse y deberemos apuntarla como Tarea (salvo que dure más de una hora como veremos más adelante). Puede que decidamos reservar un hueco para hacer algo un día a una hora, para asegurarnos de que se queda hecho en ese momento, esto es una buena técnica de gestión del tiempo para garantizar que cumplimos los compromisos importantes, como veremos más adelante. Tenemos que obligarnos a finalizar siempre lo que está apuntado en el Calendario y respetar los huecos que nos reservamos para avanzar en nuestras propias cosas, de la misma forma que respetamos las reuniones con terceros o citas con un médico. Es decir, no tenemos que apuntar nunca tareas o actividades sin una hora segura en la que nos pondremos con ello, para eso está el Gestor de Tareas.

Las únicas excepciones de elementos de Calendario sin hora concreta de comienzo y finalización son elementos que queremos que resalten un día determinado, para que no se nos olvide como son festividades, aniversarios, cumpleaños o viajes (estamos fuera de nuestro entorno habitual).

Calendario como aplicación

Programas de Calendario tienes muchos y la mayoría son muy parecidos en prestaciones y funcionalidades, por lo que no le voy a dedicar mucho tiempo. Mi recomendación es que uses el Calendario de tu teléfono, porque siempre lo llevarás encima, y lo sincronices con tu ordenador.

Sea cual sea el Calendario que uses, todos tendrán distintos tipos de vista: día, semana, mes y año, y al apuntar una cita tendrán al menos los siguientes elementos:

  • Asunto. Debe definir claramente lo que se tiene que hacer de un solo vistazo sin lugar a dudas, por lo que tendrá más o menos extensión dependiendo de las necesidades que tengamos para definir en detalle la actividad.
  • Fecha y Hora de comienzo y Finalización.
  • Ubicación. Dónde es esa cita, la dirección concreta o sala de reuniones específica. Este campo se suele dejar vacío si con el asunto queda claramente definido o siempre lo hacemos en un mismo sitio..
  • Se usan para definir la agenda de la reunión, los objetivos a alcanzar y para apuntar las cosas de las que tenemos que acordarnos en la misma.

Ejemplo de una cita en el Calendario de Outlook

En los Calendarios, tendremos elementos adicionales como categorías, códigos de colores, recurrencia, invitaciones, etc., que abordaré al final de esta sección en el apartado de buenas prácticas.

 

Matriz de Priorización

Aparentemente, es fácil e intuitivo gestionar un Calendario porque de una ojeada vemos qué hay que hacer y qué huecos disponibles tenemos. Sin tener en claro la matriz de priorización nunca seremos capaces de gestionar bien nuestro tiempo y menos todavía nuestra vida.

El Calendario es sencillo porque el está definido por horario, por hueco disponible, por lo que no requiere gran actividad mental para rellenarlo. Surge una actividad o reunión, buscamos hueco y la anotamos en el Calendario. Luego, ese día a esa hora, la ejecutamos como si fuéramos autómatas.

En su sencillez radica también su peligro porque el Calendario se tiende a llenar por sí mismo o nos lo llenan los demás (familia, amigos, jefe, clientes, etc.) y luego no tenemos hueco para las cosas importantes o para las cosas que no hemos bloqueado en el Calendario, ya que se pueden ejecutar en cualquier momento.

Es decir, el uso de Calendario es muy sencillo e intuitivo, pero, en general, todos lo usamos mal porque lo llenamos en función de la disponibilidad y no de la variable más importante en la Gestión del Tiempo que es la prioridad, que no está recogida en un Calendario.

Al carecer el Calendario de una priorización y de una gestión de actividades que se pueden realizar en cualquier momento, gestionar el tiempo sólo con el Calendario provoca que las cosas que son Importantes, pero No Urgentes, no se apunten y, por tanto, van pasando las semanas sin hacerse. También, es el motivo por el que nunca conseguimos sacar tiempo para esas cosas con las que disfrutamos. A este tipo de actividades importantes para conseguir algo o porque las disfrutamos mucho es lo que llamo actividades vitales, que son las que llenan nuestra vida y nos proporcionan felicidad.

Aparentemente, no pasa nada por dejar de hacer estas actividades una semana porque no son Urgentes, pero en realidad está ocurriendo algo muy grave y es que dejamos de hacer las cosas importantes que son aquellas las que nos acercan a nuestros objetivos o dejamos de hacer aquellas cosas que nos motivan, que nos dan placer, y como consecuencia tenemos un modelo de vida que no queremos. Podemos gestionar muy bien nuestro tiempo, pero eso no significa que gestionemos bien nuestra vida, para hacer esto las actividades vitales deben tener hueco en el calendario.

No avanzaremos hacia nuestras metas porque no programamos huecos para avanzar en su consecución. Además, cuando queremos programar acciones para acercarnos hacia nuestros objetivos, solemos tener dificultad para encontrar hueco en el Calendario porque está repleto de cosas de menor importancia. Este hecho, se ve agravado con las actividades cuyo beneficio se produce a largo plazo, como por ejemplo cuando queremos aprender un idioma, aprender a tocar un instrumento o ponernos en forma.

La metodología Evoluziona o método del coche proporciona un método para gestionar de forma holística (global) tanto el tiempo como la vida. La priorización la veremos en otro apartado, pero ahora veremos la parte conceptual para que puedas entender que un mal uso del Calendario provoca que no encontremos tiempo para las cosas que realmente importan en la vida, por lo tanto, sentimos que desperdiciamos nuestro tiempo o nuestra vida.

Los principales motivos por los que se dejan de hacer las actividades vitales son:

  • Son actividades atemporales. No tienen necesidad de hacerse un día a una hora en concreto, por tanto, no las introducimos en el Calendario y luego el día pasa y no las hacemos porque no las programamos.
  • Son actividades Importantes, pero No Urgentes. Vuelve a pasar algo similar, como no son Urgentes, no las priorizamos y no las agendamos y, al no hacerlo, no las ejecutamos.
  • Tienen un beneficio intangible o a largo plazo. Son actividades cuyo beneficio es simplemente disfrutarlas, y como tienen un beneficio sutil quedan olvidadas en la vorágine diaria. Un ejemplo típico es el de no dedicar tiempo a ese hobby que nos gusta porque como no lo vemos Importante o Urgente, terminamos haciendo otras cosas antes.

Las actividades vitales no las realizamos por falta de programación y lamentablemente, poco a poco, se nos va olvidando lo importante que son para nosotros y, sin darnos cuenta, esta circunstancia va haciéndonos algo más infelices.

Si te fijas en los anteriores puntos podrás ver que al final hay dos variables en juego que no siempre tenemos claras en la gestión del tiempo: la Importancia y la Urgencia:

  • Importancia. En un sistema de Gestión del Tiempo clásico es la variable de eficiencia la que define si una actividad contribuye mucho o poco a la consecución de nuestros retos personales y profesionales. Pero esta definición se queda corta si ampliamos el marco de la Gestión del Tiempo a la Gestión de la Vida. El marco clásico se centra solo en las actividades que se tienen que conseguir y deja fuera todas aquellas que son importantes para nuestra felicidad o vida, que se comentan en el Capítulo 2 mi libro «Recupera tu vida. Gestiona tu tiempo y tu energía».

En la definición de Importancia también tenemos que añadir aquellas actividades que contribuyen a nuestra felicidad y que nos permiten disfrutar de la vida como:

    • pasar tiempo con nuestras familias, ir al teatro, salir con amigos, leer un libro, etc.

Las personas no suelen darle importancia porque suelen carecer de la variable Urgencia (no necesitan hacerse un día a una hora), y porque también suelen carecer del sentido de eficiencia, ya que con ellas no conseguimos ningún objetivo o no tenemos ningún beneficio salvo el simple hecho de disfrutarlas (¡que ya es en sí un gran beneficio!).

Muchos autores muestran muy poco este segundo componente de la Importancia, por eso, hay mucha gente que, a pesar de gestionar bien su tiempo, no gestiona bien su vida, porque deja de lado lo que les hace felices.

  • La variable tiempo. La Urgencia la establece la necesidad de que la Tarea tenga que ser realizada antes de una determinada fecha o no. Cuanto más cerca esté la fecha límite y más tiempo requiera la tarea en hacerse, mayor será la Urgencia.

Si pintamos estas dos variables de la gestión del tiempo en un gráfico, donde en el eje horizontal ponemos la Urgencia y en el eje vertical, el nivel de Importancia, obtendremos la matriz de priorización, que está dividida en cuatro cuadrantes:

Matriz de priorización método Evoluziona® o método del coche

 

Esta matriz nos permite definir la prioridad de algo y nos puede ayudar a entender cómo estamos gestionando el tiempo si analizamos lo que hemos hecho en las últimas semanas o meses.

Esta matriz está dividida según el nivel de Urgencia e Importancia:

  1. Estrés (Urgente e Importante). Tenemos que hacer las cosas de este cuadrante lo primero y no podemos dejarlas o planificarlas para más adelante, porque se han de hacer pronto (Urgencia) y depende mucho de ellas (Importante). Tenemos que evitar que las tareas entren en este cuadrante mediante la planificación, la implacabilidad en la aplicación del método Evoluziona® o método del coche y saber decir NO.

Tener frecuentemente muchas actividades en este cuadrante es un síntoma claro de que no estamos gestionando bien el tiempo y de que no lo estamos planificando correctamente, ya que estamos permitiendo que tareas importantes se tengan que hacer en el último momento, con el riesgo que ello conlleva, y estamos permitiendo que las circunstancias pasen a dominarnos y no nosotros a ellas.

Nota: si nuestras circunstancias externas son de crisis real (cambios fuertes y rápidos de los que dependen muchas cosas importantes), aparecerán de forma natural demasiadas cosas de tipo Estrés sin que podamos hacer nada. Para evitar vivir con un nivel exagerado de estrés en estas circunstancias, pondremos más atención a lo más importante, aceptaremos que solo podremos solucionar unas pocas cosas a la vez, por tanto, otras se caerán, ya que en momentos de crisis real es imposible atender a todos los frentes.

 

  1. (No Urgente, Importante). Es el cuadrante más importante ya que estará repleto de las cosas que nos acercan a nuestros objetivos o hacia nuestra felicidad.

Cuanto más estemos en este cuadrante, todo fluirá con más facilidad y la vida parecerá que nos conduce en el camino hacia nuestros objetivos.

Una de las cosas que tendremos que hacer para permanecer en él es tener muy claro nuestros objetivos (foco) y aplicar en cada uno las recomendaciones que se dan para vaciarlos.

 

  1. Rapidez e Implacabilidad. (Urgente y No Importante). Estas Tareas no son Importantes, pero son Urgentes, por tanto, deberíamos invertir el menor tiempo posible en ellas ya que, al no ser Importantes, lo prioritario es terminarlas y no hacerlas con gran calidad. Suele ser bueno hacerlas entre Tareas importantes, de forma que podemos descansar un poco, ya que al no ser trascendentales no requerirán de tanta atención.

Según vayamos avanzando en nuestro dominio del método Evoluziona®, comenzaremos a tomar la decisión de no hacer muchas de ellas, ya que no son importantes para nosotros (aunque lo sean para otros); eso sí, teniendo claras las consecuencias que podría traer no realizarlas.

Muchas de estas Tareas suelen originarse porque hemos adquirido compromisos con gente o con nosotros y no hemos sabido decir que NO.

Tenemos que ser implacables en la aplicación del método para no salirnos del camino que nos hemos trazado, es decir, debemos ser inflexibles a la hora de adquirir compromisos (externos y propios) y decir que NO a todas aquellas cosas que no nos llevan a nuestros objetivos personales o profesionales, o que simplemente no tenemos la obligación real de hacerlas.

 

  1. (No Urgente, No importante). Como no son Urgentes ni Importantes nos tenemos que olvidar de ellas y asumir que no vamos a hacerlas. A muchos de nosotros nos cuesta dejar de hacer cosas que pensamos que deberíamos hacer, pero tenemos que aprender a dejar caer cosas, porque disponemos de un tiempo y una energía limitados que deben ser usados en las cosas importantes y no distraernos en cosas de poca relevancia.

Debemos hacer hueco para lo que es importante, para ello hay que vaciar con cabeza la Agenda de compromisos y cosas y, por tanto, dejar de hacer las Tareas Olvido (No Urgentes y No Importantes). Así que no tengas remordimientos, acepta que solo llegas a unas pocas cosas, por tanto, habrá muchas cosas que tendrás que dejar de hacer.

Sin ningún tipo de arrepentimiento, toma la responsabilidad de elegir tú qué dejas de hacer porque, de lo contrario, la inercia del día decidirá por ti y, seguramente, se caerán las cosas Importantes y No Urgentes (cuadrante Fluidez).

La matriz de priorización de la gestión del tiempo no tenemos que dibujarla cada vez que prioricemos o no surja una Tarea o actividad, pero sí tenemos que tenerla en cuenta a la hora de priorizar, con la práctica lo haremos de forma intuitiva. Al principio, cuando llegue algo nuevo a nuestra Agenda, procuraremos ubicar esa Tarea o cita en esta matriz, así poco a poco nos iremos acostumbrando a hacerlo hasta que lo hagamos de forma instintiva.

Por último, debemos tener en cuenta que cualquier cosa que nos guste hacer o que queramos alcanzar está compitiendo por nuestro tiempo limitado, por tanto, hay muchas cosas a las que es imposible llegar. Por esto mismo, es muy importante que aprendamos a priorizar teniendo clara la matriz de priorización, tomemos el control de nuestro día y no dejemos que las circunstancias decidan qué se hace y qué se deja de hacer. Es decir, tenemos que aprender a gestionar nuestro tiempo y con ello comenzar a controlar nuestra vida. 

La teoría es fácil, pero lo complicado ahora es ejecutarlo, por luego seguiremos hablando de ello en la sección de priorización

Principales causas por las que no encontramos hueco en nuestro Calendario para cosas Importantes en la gestión de tu tiempo

Tras ver la matriz de priorización, ya estás en disposición de comprender las principales causas por las que muchas personas no encuentran hueco en sus Calendarios para determinadas cosas que les gustaría hacer o que son importantes.

El objetivo de este apartado es invitarte a que hagas autocrítica y puedas descubrir qué te está apartando de tus objetivos y tus motivaciones vitales. No te preocupes si algunas cosas no las trato en profundidad, ahora es solo momento de que veas las cosas en conjunto, luego, las trabajaremos en detalle.

Las principales causas que nos impiden sacar hueco para las cosas importantes son las siguientes:

  • Falta de organización y metodología.
  • No nos conocemos en profundidad y, por lo tanto, no podemos saber qué es lo realmente importante para nosotros.
  • No somos conscientes de la importancia intrínseca que determinadas cosas tienen para nosotros porque son cosas que no tienen que ser alcanzadas,
  • Queremos hacer demasiadas cosas y esto es consecuencia de que no hemos aceptado que el tiempo es finito y da para lo que da, así como no aceptamos que también tenemos grandes limitaciones
  • Dejamos el control de nuestra vida a la inercia del día a día y no tomamos el control.
    • Hacemos demasiadas cosas y no sabemos dejar de hacer otras
    • Dejamos que las urgencias conduzcan nuestra vida.
  • Dejamos que otros controlen nuestro calendario según sus objetivos y no priorizamos los nuestros.
  • Mala ejecución de nuestro plan de vida.

Planificación: llevar la matriz de priorización a la Agenda

Acabamos de ver la matriz de priorización Evoluziona® y cómo, debido a no tenerla totalmente presente junto a nuestras prioridades de vida, nos lleva a no tener tiempo para las cosas que nos gustaría hacer y por lo tanto demuestra que no gestionamos bien el tiempo. En este apartado comenzaremos a ver cómo sacar hueco para esas cosas Importantes y evitar que el estrés gobierne nuestro día a día.

Lo primero que tenemos que hacer es evitar en todo momento que haya tareas o cosas que lleguen al cuadrante Estrés, ya que, si esto pasa con frecuencia, estaremos gobernados por la urgencia y dejaremos de tener el control de nuestro tiempo, pasando a ser sujeto pasivo en vez de sujeto activo que controla sus acciones.

Para conseguir tener el control de nuestro día a día, tenemos que trabajar con todas las Tareas del cuadrante Fluidez (Importantes y NO Urgentes) con antelación, para ir avanzando de forma que las fechas límite que nos hayamos marcado no se acerquen demasiado, haciendo que o bien se conviertan en Tareas Estrés o bien tengamos que renunciar a esa actividad por no dar tiempo o añadir demasiada presión a nuestra Agenda.

También tenemos que intentar desprendernos de todas las Tareas del cuadrante Olvido (No Importantes y No Urgentes) y de la mayor parte de las del cuadrante Rapidez (Urgentes y No Importantes), a ser posible antes de que cojamos el compromiso, aprendiendo a decir que NO asertivamente, tanto a los demás como a nosotros. Por último, las Tareas Rapidez tenemos que hacerlas lo más rápido posible, para liberar tiempo para las tareas del cuadrante Fluidez, ignorando la calidad de las mismas, pues no son importantes.

Para asegurarse de que las Tareas o actividades importantes que requieren más de una hora las ejecutemos, lo que haremos es apuntarlas en el Calendario como si tuviéramos una reunión con alguien (que es con nosotros mismos) aunque no tengan una hora real de inicio o finalización. La bloqueamos en el Calendario a pesar de que esa actividad pudiéramos hacerla en cualquier momento, ya que de esta forma nos aseguraremos de que tiene hueco y ese día a esa hora quedará hecha o avanzada. En este punto, es importante que seamos con nosotros igual de serios que lo somos ante otros y cumplamos que ese hueco es para esa actividad, ya que es muy fácil terminar usándolos para otras cosas. Tenemos que ser rígidos e inflexibles, de igual forma que mantendríamos el compromiso de acudir a una reunión o a una cita con el médico. De esta forma controlamos nuestro tiempo.

Si las tareas importantes duran menos de una hora, las apuntaremos en el listado de Tareas (en la siguiente sección hablaré de ellas) como Tarea Importante y definiremos el día que la vamos a hacer en función de la disponibilidad, energías y recursos que estimemos necesarios.

En esta categoría de Tareas Importantes que van al Calendario o al listado de Tareas, tenemos que considerar también las Tareas Vitales, para las que nunca tenemos tiempo pero que son importantes para nosotros como podría ser ir al gimnasio, comer con un amigo o pasar la tarde con nuestros hijos y que son las que nos hacen felices.  Tenemos que programar en la Agenda (Calendario y Tareas) todas aquellas cosas que queremos hacer tanto porque nos acercan a nuestros objetivos personales o profesionales, como todas aquellas que nos hacen disfrutar, esta es la forma de recuperar el control y gestionar bien nuestro tiempo.

Para poder sacar tiempo para todo lo que queremos, tenemos que ser flexibles en la percepción de ocupación del tiempo y tenemos que tomarnos nuestro tiempo como algo flexible que podemos usar en cada momento para lo que queramos; no dando por sentado que en determinadas horas solo podemos hacer un tipo de actividad, como podríamos, a priori, pensar en un día laboral de 9am-7pm.

A continuación, vamos a repasar algunas Tareas Importantes que muchas personas suelen descuidar y que continuamente se lamentan de no hacer, para que de esta forma tomemos consciencia de su importancia y, si realmente son importantes para nosotros, en este mismo instante hagamos hueco en la agenda:

  • Hacer Deporte.
  • Pasar tiempo con los hijos.
  • Pasar tiempo con la pareja.
  • Ver a amigos y familia.
  • El hobby que te gusta hacer.
  • Otros ejemplos de tareas importantes que podrían necesitar un hueco en el Calendario podrían ser:

En mi caso introduzco cualquier cosa importante en mi Calendario y juego en plazos de 1 o 2 semanas, de forma que siempre tengo hueco para todo, aunque esa semana me toque viajar 3-4 días por temas laborales. También aprovecho a hacer cosas a deshoras como ir a yoga a las 7 de la mañana, meditar todos los días que no voy a yoga de 7-8 am, tocar la guitarra a mediodía o ir un día por semana a buscar a mis hijos al colegio.

Te aseguro que si nos acostumbramos a planificar en una escala de tiempo suficientemente grande (de 1 semana a 4 semanas) podemos gestionar nuestro tiempo y hacer todo lo que queramos sin excepción. Es posible que tardemos más o menos en poder hacer hueco a algo y que tengamos que sacrificar cosas para poder hacerlo, pero siempre hay tiempo para lo que realmente deseamos hacer, ya que somos el único dueño de nuestro tiempo, somos lo más importante de nuestra vida y, simplemente, nos falta tomar el control y dejar de llevarnos por la inercia del día a día.

 

Buenas prácticas a la hora de apuntar citas en el calendario

A lo largo del Capítulo hemos aprendido a usar el Calendario y a no rellenarlo por los huecos disponibles, sino a organizarlo en función de nuestras propias prioridades, así como por la urgencia que puedan tener.

Para terminar de cerrar el apartado del Calendario quiero compartir algunas buenas prácticas, así como avanzar en las posibles opciones avanzadas que tienen estos programas.

  • Sincronización entre dispositivos y llevar siempre la agenda encima
  • Apuntar en el Calendario todo lo que lleve más de una hora. En el Calendario debe estar todo lo importante que lleve más de una hora
  • Dejar huecos para las cosas Importantes y No Urgentes, así como para las cosas que nos motivan..
  • No dejar que se llene todo el Calendario del día. Tenemos que dejar huecos para hacer las Tareas Importantes de menos de una hora que no estarán en el Calendario.
  • Citas o reuniones con otros. Podemos mejorar en tres áreas:
    • Apuntar en las notas de la cita del Calendario las cosas más importantes de la misma.
    • Convocar a la reunión..
    • Evitar cancelaciones recordando un tiempo antes la cita.
  • Viajes y desplazamientos.
    • Contar con los tiempos de desplazamiento y los retrasos.
  • Información sobre el viaje y estancia.

Si quieres saber más sobre la gestión del tiempo que el contenido de la web www.gestiondeltiempo.info  y si te interesa la gestión de tu vida, que significa sacar tiempo para las cosas importantes que son las que te hacen disfrutar, te motivan y te hacen felices, como puede ser la familia, los amigos, un hobby, ir al gym, etc; te re comiendo que compres en Amazon mi libro “Recupera tu vida. Gestiona tu tiempo y tu energía” en el siguiente link https://tinyurl.com/pf8up8db

Si no lo haces te pierdes:

  • Partes de cada sección de la web
  • Cómo gestionar la vida
  • Cómo alcanzar nuestras metas y objetivos de la vida
  • Capítulo 2, el conductor. Marcar el rumbo de nuestra vida. Cómo descubrir nuestras motivaciones, cómo descubrir lo que es importante para nosotros en la vida, cómo hacer que tengamos tiempo para las cosas que nos importan y cómo podemos ser más felices.
  • Capítulo 6. La gasolina y el motor. Cómo gestionar ya no nuestro tiempo, sino algo más importante, nuestra energía y nuestra atención.
  • Capítulo 8. El camino, revisar nuestro rumbo y adaptarse a los imprevistos. Revisiones periódicas de nuestro tiempo y de nuestra vida.
  • Capítulo 9. La meta. Cómo pasar de la gestión de la vida y ser felices a la gestión del tiempo y resumen del método.

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